Eposta Yazarken Dikkat Edilecek Hususlar

kenancakmak, June 25, 2017

Gün içinde onlarca e-posta yazıp, onlarcasına cevap veriyoruz. Bu trafiğin bir sebebi de iletişim eksiklikleri. Aynı konu üzerine tekrar tekrar yazılan epostalar, hem vakit kaybına hem de bazen sinirlerin gerilmesine neden oluyor.

İşte e-posta trafiğini azaltarak zaman ve enerjiden tasarruf ettirecek 3 taktik:

1-Dil: Herkesle aynı biçimde yazışmayız. Yazıştığınız kişiye uygun, doğru dili belirleyin. Dilinizin ne kadar resmi, ne kadar teknik, ne kadar ayrıntılı olması gerektiğini yazmaya başlamadan belirlemiş olun.

2-İçerik: Söyledikleriniz düşündüklerinizi kapsıyor mu? Bazen beynimizdekilerden daha azını kağıda dökeriz. Bu durumu engellemek için konuyu adım adım anlatın. Bir sonraki noktayı işaret edin. Sonuç kısmını vurguladığınızı kontrol edin.

3-Zamanlama: “Size hemen dönüş yapacağım” bir cevap değildir.

Bu cümleyi sadece acil işlerin ortasında gelen e-postalar için kullanın ve bunu söylemişseniz kesinlikle acele cevap verin. Geciktirdiğiniz her saat karşı tarafın yazdıklarını önemsemediğiniz kanısını güçlendirebilir. Bu da kurulan iletişimin kopmasına yol açar.

Dikkat edilmesi gerekli diğer e-posta kuralları şöyle:

-CC (carbon copy) bölümünü amacına uygun kullanmaya özen gösterin. Sırf çalışma arkadaşınızın hatasını bulduğunuzu göstereceksiniz diye CC’yi yöneticilerle doldurmayın. Gerçekten gerekli ise o kişiyi CC’ye koyun.

-Hâlâ büyük harf kullananlar çıkıyor. Tekrar edelim, büyük harf sesini yükseltmektir, bağırmaktır. Ne olursa olsun iş hayatında ne olursa olsun yeri yoktur.

-Yazım ve noktalama hatası yapmamaya çalışın.

-Konuya girmeden önce hal hatır sorma kısımlarını çok uzatmaya gerek yok. Kısa bir girişten sonra sadede gelmek en iyisi.

-Bazen e-postayla konuyu uzun uzun anlatmak yerine telefon açmak daha iyi olabilir. Gerekiyorsa üzerine durumu özetleyen bir e-posta yazabilirsiniz (“telefonda konuştuğumuz gibi… “)

 

Kaynak: yenibiris.com

Widgetized Sidebar

This panel is active and ready for you to add some widgets via the WP Admin